La normativa apremia. La Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo establece el 21 de diciembre de 2021 como fecha límite para la implementación de un canal de denuncias con carácter obligatorio para empresas de más de 50 trabajadores.
Si bien es cierto que la directiva comunitaria presenta estos canales como una herramienta idónea para reportar infracciones del Derecho de la UE en materias tales como la contratación pública, PBC/FT, medioambiente, salud pública, consumidores o seguridad en el transporte -entre otras-, no es menos cierto que estos canales también sirven para reportar comportamientos poco éticos, irregulares o contrarios a los valores y principios de nuestra organización.
Así las cosas, la necesidad y -en algunos casos la obligatoriedad- de este tipo de canales están claras, pero ¿cómo implantar un canal ético o de denuncias? Y lo que es más importante, ¿cómo implementar un canal de denuncias eficiente?
¿Qué es un canal de denuncias y para qué sirve?
Un canal de denuncias es una herramienta a disposición de trabajadores, profesionales y otros grupos de interés que permite reportar irregularidades, comportamientos delictivos o poco éticos de la empresa, sus empleados o terceros directamente relacionados con ella.
El objetivo de este tipo de plataformas es canalizar las denuncias para evitar prácticas como estafas, fraudes, acoso o corrupción, entre otros, velando por una política empresarial transparente.
Beneficios de un canal de denuncias
El establecimiento de un canal de denuncias cumple una finalidad muy concreta que es reportar posibles incumplimientos e irregularidades por parte de una organización y de cualquiera de sus empleados y/o colaboradores. Ahora bien, indirectamente, estos canales cumplen otras funciones que tienen un impacto positivo en la organización. Así pues, estos canales también contribuyen a reforzar el cumplimiento entre los empleados, mejoran la transparencia, promueven la responsabilidad individual y, en definitiva, ayudan a construir una cultura ética corporativa.
Caraceterísticas fundamentales de los canales de denuncia
Los canales de denuncia deben diseñarse en función de las características y peculiaridades de cada organización. Ahora bien, hay una serie de requisitos mínimos que deberían de cumplirse en todas ellas sin perjuicio del tamaño, estructura o sector de actividad en el que operen:
Accesible. Debe tratarse de un sistema claro, comprensible y fácil de usar, que permita el libre acceso a todos los trabajadores.
Confidencial y anónimo. Las organizaciones deberían dar la posibilidad a sus empleados de reportar anónimamente y no obligarles a desvelar su identidad. Ahora bien, en el caso de que esto no se produzca, es condición sine qua non salvaguardar la identidad del denunciante y la confidencialidad de la información proporcionada.
Políticas internas y protocolos de uso: los denunciantes deben conocer el proceso que seguirá su denuncia desde que se presenta hasta que, en su caso, se resuelve o archiva. Aspectos tales cómo quién recibe y gestiona las denuncias, quién puede tener acceso a ellas, en qué consiste el proceso de investigación o los plazos para su resolución, son solo algunas de las cuestiones que deben figurar en las políticas o protocolos sobre el uso y funcionamiento de los canales éticos.
Régimen sancionador. Debe proveerse de un sistema disciplinario con sanciones adecuadas que den respuesta a las infracciones cometidas y que han sido reportadas a través de estos canales. Estas sanciones deben ser conformes con la legislación laboral vigente en cada momento y los convenios que resulten de aplicación.
Información y formación. La empresa debe trasladar la implementación del canal de denuncias y toda la información relativa a su funcionamiento y objetivos tanto a los trabajadores como a sus representantes
Mantenimiento periódico. El funcionamiento del canal de denuncias debe revisarse de forma periódica con el fin de detectar y subsanar posibles fallos, errores u oportunidades de mejora.
Sistema completo y eficiente
A priori, la implementación de una vía de notificación de denuncias eficiente debe permitir la comunicación adecuada con todas las personas que tendrán acceso al servicio.
Los empleados deben recibir formación sobre el modo correcto de hacer uso de este canal, informándoles sobre los tipos de comportamientos constitutivos de delito, los métodos de contacto para el análisis de denuncias y cómo se procesan o la necesidad de este tipo de canales.
Software personalizado: el canal de denuncias digital integrado
Entre las múltiples opciones de implementación de un canal de denuncias destaca el uso de un software integrado dentro de la propia empresa.
La comunicación digital es un método que cuenta con numerosas ventajas, entre las que es conveniente resaltar la posibilidad de encriptar la información y garantizar en todo momento el anonimato de la denuncia.
Los canales de denuncias digitales garantizan la seguridad de la información y el cumplimiento de las normas estipuladas en el RGPD y la LOPDGDD, lo que contribuye a una mayor confidencialidad y aumenta las posibilidades de eficiencia del mecanismo al evitar represalias personalizadas.
En Etthico disponemos del software personalizado que permite establecer el canal de denuncias externalizado con mantenimiento incluido que cada empresa necesita.
